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公司公文规定格式

发布时间:2014-08-01 作者:it577 点击:下载该Word文档收藏本文

公司公文规定格式

1、公文一律采用A4或B5型号的纸张打印,页面边距按标准版面。

2、公文的字体采用“宋体”形式。

3、公文的文头位于首页最上端,采用“加粗一号宋体”字体,为公司名称(凯诺晟商贸有限公司),文头第二行,采用公文“加粗小初号宋体”写“文件”两字;发文字号位于文头第二行之下,由发文部门代字、发文年度和发文顺序号组成;以上并居中。下划一道4.5磅的双实线(细线在上,粗线在下)。

4、所有正式的对外文件要求统一排序,各部门代字如下: 总经办粤晟总字

行政部粤晟行字

财务部粤晟财字公司粤晟字

5、公文的标题要简洁、明确,采用“加粗一号黑体”字体。

6、公文的正文要做到一文一事;正文超过一页的要加页码;正文采用“四号”字体。

7、公文的附件位于正文之下,成文日期之上,前面书写“附”字样,其后分别标出附件序号(只有一件时不标)、附件标题和份数(只有一份时不标)。

8、公文稍偏右排写“特此通知”,另起一行偏左排写“请遵照执行!”并空两个空格,采用“三号”字体。

9、公文的审批人位于文件底部左侧,是代表公司或部门最后核查并批准向外发出公文的签名,目的在于表明公司或部门发文的具体责任者,另起一行写明审批人职位及姓名,采用“三号”字体。

10、公文的呈送部门位于审批人职位及姓名以下,写明呈送部门,采用“三

号”字体,所占区域用一条与图文区等宽的平行实线作为界线。

11、公文的抄报、抄送部位于末页下端,采用“三号”字体所占区域用一条与图文区等宽的平行实线作为界线,形成“抄报、抄送”栏。顶格靠左书写“抄报:”、“抄送:”字样,其后依次标有各抄报、抄送部门,其间用标点隔开。

12、成文公司名称(顶格写,其余随后)、校对员名字、日期位于正文的末页最下端,要求用汉字表明完整的年、月、日,并在日期前顶格写上公司名称,采用“三号”字体,所占区域用一条与图文区等宽的平行实线作为界线。

13、主送、抄报、存档文件均使用原件,抄送文件使用复印件。

14、公文中出现的所有数字与日期,全部用阿拉伯数字书写,法律文件中的数字用汉字书写。

15、各部门在撰制发放范围为公司内部的公文时,如文中需重复使用公司名称,则可使用规范化简称(法律文件一律使用全称)。各公司名称的规范化简称统一如下:XX公司简称为“XX”, XX公司简称为“XX”。

样本格式如下:

佛山市凯诺晟商贸有限公司

文件

粤晟字【2012】092802号 关于XX

****************************************************************************************************************************************************************************************************************

附:1.*********

2.*********

特此通知

请遵照执行!

审批人:

XX/XX

呈送:董事会抄送:公司总部各部门各分公司凯诺晟商贸有限公司校对员:XX年X月X日印发

 

公司公文一般格式

参阅几份有关公司公文格式的资料,其所拟的格式各有千秋,莫衷一是。甚感茫然。汲取他们的长处,初拟本公司公文格式,以便本公司今后在制作文件时有一个统一的格式。

一 、公文用纸及版面规格

采用A4纸。页边距离:上3.7cm, 下3.5cm,左2.8cm,右2.6cm,每页22行,每行28字。

二、秘密等级和保密期限(或紧急程度)

用3号宋黑体字,顶格标识在版心右上角第一行,秘密等级和保密期限之间用“★”隔开。

三、文头字体(离版头宋体三号空两行)

大号黑体字、黑变体字或标准体、宋体字套色(一般为红色,文件纸已印刷)

四、发文字号,

发文字号由发文机关代字、年份、序号三部分组成。

代字:发文机关名称极度简缩;

年份(年度),用阿拉伯数字写全,外加六角括号“﹝ ﹞”

序号,不加“第”字,也不加“0”。

用3号仿宋体,居中,离文件头宋体字两行。

五、签发人

“签发人”3字后标全角冒号,用3号仿宋体,签发人姓名用3号楷体居右空1字标识,与发文字号在同一行(这时发文字号应移到左边)。

六、公文标题

用小二号黑宋体。离发文字号下空2行,居中排布。

七、主送机关

在标题下空1行,用3号仿宋体,左侧顶格标识,后标全角冒号。

八、正文

在主送机关之下左空2字,用3号仿宋体标识,回行顶格。

九、附件

用3号仿宋体字,离正文空一行;左空2字标识,“附件”后标全角冒号;若有序号,用3号阿拉伯数字标识,序号与附件名称之间用圆点隔开;附件名称后不加标点符号。

十、成文时间和印章

单一机关制发的公文在落款处不署发文机关名称,只标识成文时间。

成文时间离附件空3行,右空4字,为仿宋3号字,成文时间用汉字,“零”应写为“〇”;

加盖印章应“上不压正文,下压日期”,即上弧距正文2mm~4mm,端正、居中,下压成文时间,印章用红色。

当印章下弧无文字时,采用下套方式,即仅以下弧压在成文时间上; 当印章下弧有文字时,采用中套方式,即印章中心线压在成文时间上。

若要署发文机关名称的,则离附件空2行,在成文日期之上。若名称比成文日期短,则居日期中间;若比日期长,则首字比成文日期左移2字。 十一、附注

公文如有附注,在成文时间下空一行,用3号仿宋体字,居左空2字加圆括号标识

十二、主题词 “主题词”用3号黑宋体字,居左顶格标识,后标全角冒号,词目用3号宋体字;词目之间空1字,不加标点符号。(主题词编写有规定,另编) 十三、抄送机关

如有抄送机关,一般用3号仿宋体字。在主题词之下,居左空1字;“抄送”二字后加全角冒号,抄送机关较多,回行时与上一行的抄送机关对齐,抄送机关间要用逗号隔开,最后一个抄送机关后标句号,可以防止私加抄送机关或变造公文。

既有主送机关又有抄送机关时,应当将主送机关置于抄送机关之上一行,之间不加分隔线。编排方法同抄送机关。

十四、印发机关和印发时间

印发机关和印发日期标注在抄送机关之下(无抄送机关在主题词之下)占1行位置。印发机关左空1字,印发日期右空1字。印发机关如果字数太多,可以自行简化。印发日期要用阿拉伯数码标识。

十五、版记

版记应置于公文最后一页,版记的最后一个要素置于最后一行

版记中各要素之下均加一条分隔线,分隔线与版心等宽,首条分隔线和末条分隔线用粗线(推荐高度为0. 35 mm),中间的分隔线用细线(推荐高度为0. 25 mm)。首条分隔线位于版记中第一个要素之上,末条分隔线与公文最后一面的版心下边缘重合。

十六、页码

用4号半角白体阿拉伯数码标识,置于版心下边缘之下一行,数码左右各放一条4号一字线,一字线距离版心下边缘7mm。单页码居右空1字,双页码居左空1字。空白页和空白页以后的页不标识页码。

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